Uma reunião one-on-one é uma conversa bem específica que acontece entre líder e liderado, sendo um encontro usado para definir aspectos operacionais relacionados ao cotidiano no trabalho.
Também pode ser usada para dar e receber feedback, de modo que a informação seja mais rápida, considerando o eixo vertical do negócio. O nome pode até ser uma novidade para muitos, mas o conceito é simples e conhecido.
Isso porque consiste simplesmente em um encontro entre dois profissionais, normalmente sendo o líder e um dos membros da equipe.
Esse tipo de reunião está sendo implantada por muitas empresas em sua cultura organizacional, sendo uma das práticas mais importantes das boas estratégias de gestão de pessoas.
Espera-se que sua frequência dentro das empresas seja cada vez maior, uma vez que consegue mudar radicalmente o rumo das coisas e trazer melhorias consideráveis.
Para fazer esse tipo de reunião, primeiro o gestor precisa conhecer um pouco mais sobre o assunto, pois só assim poderá aproveitar e extrair todo o potencial do recurso.
Pensando nisso, este artigo vai explicar o que é reunião one-on-one, como aproveitá-la ao máximo, como fazer, qual é a melhor forma de fazer esse tipo de reunião e a importância que ela tem para as empresas.
O que é reunião one-on-one
No inglês, a tradução de “one on one” é um a um, mas pode ser adaptado para “cara a cara” no português. Trata-se de um tipo de conferência, que costuma durar cerca de 30 minutos, realizada apenas entre duas pessoas.
Os envolvidos costumam ser os gestores e os liderados, usando a metodologia para alinhar pontos importantes. Geralmente, é utilizada para situações como:
- Aspectos operacionais do trabalho;
- Direcionar a execução de tarefas;
- Esclarecer dúvidas;
- Dar e receber feedbacks.
Uma empresa de laudo ergonômico funcional consegue obter muitas vantagens ao trabalhar esse tipo de reunião porque ela aumenta a aproximação entre gestores e liderados.
Também ajuda a implementar uma cultura de feedback dentro do negócio, promove sessões de mentoring com os colaboradores e ajuda a identificar e resolver problemas.
O ideal é que esse tipo de reunião seja feita uma vez por semana, mas não há problemas em realizá-la quinzenalmente. Por ser algo frequente, não precisa ser uma conversa muito longa para alinhar todos os pontos.
Durante a realização, tanto o líder quanto o liderado devem respeitar o compromisso, pois se for necessário desmarcar, adiar ou atrasar a reunião, a equipe corre o risco de perder o alinhamento.
Como aproveitar ao máximo?
Para aproveitar esse encontro ao máximo, as pautas devem variar de acordo com o perfil do liderado. No caso de colaboradores menos experientes ou recém-contratados, é necessário que tenha um acompanhamento maior.
Em um fabricante de móveis para sala planejada pequena apartamento, o gestor vai coletar dados sobre o desempenho das tarefas e realizar feedbacks, e tentar entender em qual área o colaborador está tendo mais dificuldade.
Também é necessário definir os próximos passos para melhorar o desempenho das funções, compreender a expectativa e a realidade de cada colaborador, entre outras informações.
O ideal é que a primeira reunião seja voltada totalmente para o feedback e para ajudar o funcionário em seu crescimento e desenvolvimento.
No caso dos colaboradores mais antigos e experientes, o momento pode ser usado como uma mentoria. É uma forma de agregar ao cotidiano do profissional, aumentando o valor e a eficiência das atividades.
Se o liderado já estiver em nível sênior de suas atividades, as reuniões podem ser menos frequentes, pois não é necessário acompanhar as operações do dia a dia.
Como fazer reunião one-on-one
Para que essa atividade seja eficiente, existem algumas boas práticas de comunicação interna que precisam ser trabalhadas. São elas:
Fazer reuniões regularmente
Frequência e constância são dois aspectos fundamentais para fazer uma boa reunião one-on-one. A conversa só terá um efeito desejado se acontecer frequentemente, então, recomenda-se até mesmo marcar o mesmo dia e horário com as pessoas.
O gestor de uma clínica para alcoólatras pode documentar as conversas para criar um plano de ação no fim do encontro. Também é uma forma de retomar o assunto nas próximas reuniões, caso eles não tenham sido finalizados.
Preparar a pauta
A pauta precisa ser elaborada previamente, principalmente se o encontro for com um colaborador menos experiente. Isso porque durante as primeiras reuniões é bem provável que ele não saiba o que dizer.
Por outro lado, se for uma conversa com um colaborador mais antigo, é interessante definir temáticas em cada conversa. Se elas forem realizadas quinzenalmente ou uma vez por mês, o ideal é voltar-se para os aspectos operacionais do trabalho.
Mesmo assim, uma dessas reuniões precisa ser voltada para os assuntos relacionados ao crescimento profissional.
Saber ouvir
Esse tipo de reunião é uma ocasião para o funcionário, então é fundamental que ele possa falar sobre seus avanços, angústia, dúvidas e dificuldades.
Nesse contexto, o gestor de uma clínica especializada em abdominoplastia circunferencial deve guiar o funcionário e encontrar respostas e soluções para suas questões.
É fundamental que ele seja um bom ouvinte, inclusive quando se trata de feedbacks que o profissional pode fazer. As críticas ajudam a melhorar processos e operações, então é fundamental estar aberto a elas.
Como fazer uma reunião eficiente
Para potencializar a eficiência de uma reunião one-on-one, o gestor precisa se atentar a alguns aspectos importantes. Um deles é marcar a reunião na agenda, reservando um horário específico para realizar o encontro.
O ideal é repetir esse horário e dia da semana, pois assim o funcionário se acostuma com o compromisso. Outra dica interessante é elaborar uma frase padrão para indicar o início da reunião. Isso evita que a conversa comece com assuntos aleatórios.
A “frase gatilho” simboliza o início do diálogo e torna a troca de informações mais dinâmica e natural. Em uma clínica especializada em glúteo perfect max, o gestor também precisa respeitar a vez do funcionário falar e entender quais são suas queixas ou soluções.
Depois que o colaborador concluir o que estava falando, o líder deve esperar 5 segundos para começar a falar. Isso porque a linha de raciocínio do funcionário continua e ele pode se lembrar de algo mais que queira pontuar.
Fazer anotações durante os primeiros 10 minutos é fundamental, e o gestor pode anotar perguntas, ações, reclamações, considerações e respostas tomadas.
Ao final de cada resposta do funcionário, é interessante perguntar se ele tem algo a mais a dizer, tendo em vista que outras informações podem surgir.
Isso é importante porque pode ser que o funcionário não tenha encontrado uma oportunidade para abordar determinado assunto no início da reunião.
Importância do one-on-one
A reunião one-on-one é importante para uma autoescola especializada em emitir CNH para habilitados no exterior porque gera uma aproximação maior entre gestores e colaboradores.
Gestão e equipe só conseguem caminhar juntas se houver respeito mútuo entre as partes, e esse tipo de reunião é perfeita para desenvolver os aspectos necessários dessa aproximação.
É um tipo de conversa que coloca os participantes em posição de igualdade, o que ajuda a fluir melhor as informações. O funcionário também se sente mais respeitado e valorizado pela companhia.
Também é um excelente momento para trocar feedback em relação a processos, projetos que estejam em desenvolvimento e até sobre o trabalho realizado por ambos, e tudo de maneira muito mais particular e próxima.
Para o gestor de uma empresa de laudo de transferência mais próximo, é uma forma de transmitir honestidade e confiança. Ao mesmo tempo, o profissional vai se sentir mais confiante para expressar suas ideias e opiniões.
Por conta do foco desse tipo de encontro, ele ajuda a coletar todas as informações necessárias para desenvolver estratégias que trazem soluções rápidas e eficientes para os problemas que a companhia possa ter.
Desenvolver um processo de coaching com os funcionários é importante para assegurar uma boa gestão de pessoas, e esse tipo de reunião é ideal para desenvolver e guiar o funcionário e seus projetos.
A interação estabelecida durante os encontros traz oportunidades de verificar a evolução do desempenho dessas pessoas e desenhar um plano de carreira específico para cada uma.
Para o líder de uma escola com berçario creche, é a oportunidade perfeita de conhecer melhor os profissionais que trabalham na empresa e potencializar seu desempenho.
Considerações finais
Uma das coisas mais importantes dentro de qualquer empresa é a comunicação e o diálogo, e a reunião one-on-one fortalece ainda mais esses aspectos.
Ela promove uma aproximação maior entre líder e liderado e permite que ambos conheçam melhor um ao outro.
Isso traz uma excelente oportunidade de melhorar as ações e práticas do dia a dia para alcançar os propósitos do negócio.
Para os profissionais, é a melhor maneira de melhorar o próprio desempenho e ir mais longe na carreira.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
