A importância da comunicação na gestão de processos

Pensar em comunicação na gestão de processos é considerá-la como uma ferramenta de aplicabilidade contínua para reduzir erros, custos e gerar maior produtividade em uma empresa. Afinal, a comunicação está diretamente relacionada à capacidade corporativa de interação dos diferentes segmentos produtivos.

Além disso, é possível utilizar desde uma ferramenta BPMS até um planejamento estratégico a fim de corrigir gaps e falhas que podem comprometer a qualidade do produto ou serviço para o consumidor final.

Por isso, preparamos este conteúdo exclusivo para explicar a importância da comunicação na gestão de processos e dicas de como implementá-la de modo eficiente. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, como definir a comunicação na gestão de processos?

A comunicação na gestão de processos corresponde a todo o fluxo de informações, mensagens e interações entre os membros da equipe, líderes, partes interessadas e demais envolvidos na execução e gerência dos processos empresariais.

Ou seja, ela é um elemento primordial para garantir eficácia, eficiência e melhoria contínua de todas as etapas dos processos. Em resumo, é possível afirmar que a comunicação na gestão de processos envolve a troca de informações que dizem respeito aos objetivos, metas, responsabilidades, prazos, recursos, progressos, feedbacks e resultados de uma empresa.

O que uma comunicação na gestão de processos deve ter?

De modo geral, toda comunicação na gestão de processos precisa ser transparente e bidirecional. Em outras palavras, ela deve permitir a transmissão compreensível entre as pessoas envolvidas, além de conceder espaço para sugestões e feedbacks.

Outro ponto importante que se relaciona a isso é que a comunicação na gestão de processos não se limita a canais formais, como por exemplo, reuniões e documentos. Isso porque ela pode ocorrer em conversas informais, e-mails, ferramentas digitais e outros modos de interação diária dos colaboradores.

Por isso, aplicar a comunicação na gestão de processos deve sempre considerar dois pontos, do qual iremos discorrer a seguir.

Comunicação interna

A pluralidade de ideias, crenças e personalidades dentro de uma empresa exige que a comunicação na gestão de processos pense em um fluxo que respeite as diferenças mas que, acima de tudo, garanta a compreensão de todos. Por esse motivo, ela pode ser categorizada em 3 tipos:

Horizontal | Quando há troca de informações entre níveis hierárquicos diferentes dentro da empresa;

Ascendente | Quando ela permite comentários e opiniões de subordinados sobre seus superiores;

Descendente | Quando a mensagem tem envio dos líderes a seus subordinados, sem acontecer de forma autoritária ou desconsiderando o diálogo.

Em todos os casos acima, há ferramentas como o mural de recados, a intranet, caixa de sugestões, vídeos corporativos, e-mails, redes sociais, aplicativos ou softwares específicos para que a comunicação tenha um fluxo contínuo.

Comunicação externa na gestão de processos

Por sua vez, a comunicação externa acontece quando há qualquer tipo de interação ou informação oriunda da empresa que precisa chegar a um determinado público que está fora da instituição. Neste caso, ela corresponde ao posicionamento da marca diante seus clientes, fornecedores e sociedade.

Logo, ela precisa acontecer a partir de um planejamento que considere qual a visão que o produto ou serviço pretende passar aos consumidores, assim como a apresentação mais complexa da empresa em seu segmento de mercado.

Principais benefícios de usar a comunicação para gerir processos

1 | Melhor colaboração e trabalho em equipe

Ao optar por uma comunicação na gestão de processos, a empresa promove um ambiente de trabalho muito mais colaborativo. Ou seja, as equipes passam a poder compartilhar ideias, conhecimentos e informações de modo claro e receptivo.

2 | Ampliação na produtividade

Ao criar um mecanismo capaz de transmitir informações claras e oportunas, a empresa evita mal-entendidos, retrabalho e atrasos. A partir disso, a expectativa é o aumento da produtividade, uma vez que os colaboradores passam a ter acesso às informações necessárias para realizar um trabalho eficiente.

3 | Tomada de decisão mais informada

Toda boa estratégia empresarial se inicia a partir de um planejamento que busca a melhor forma de inserir a comunicação na gestão de processos. Afinal, este é o modo mais ágil de considerar perspectivas diversas e oferecer embasamentos para decisões.

4 | Comunicação na gestão de processos melhora o relacionamento da empresa

Seja com clientes ou parceiros, a comunicação empresarial com foco na gestão orienta os relacionamentos mais fortes e duradouros, já que aumenta a satisfação do cliente e garante que as expectativas possam ser gerenciadas de forma contínua e adequada.

5 | Imagem e reputação empresarial

Por fim, uma comunicação na gestão de processos eficaz desempenha um papel fundamental na construção da imagem e avaliação reputacional da empresa. Isso porque ela transmite maior profissionalismo, transparência e confiabilidade aos funcionários, clientes, parceiros e público em geral.

Dicas de como estruturar uma gestão eficaz de comunicação

A partir da comunicação na gestão de processos, certamente a empresa conseguirá planejar suas decisões a partir de uma cultura organizacional que impacte positivamente todos que participam de seus processos. Por isso, relacionamos abaixo 5 dicas de como estruturá-la a partir de uma comunicação eficiente.

1 | Faça a análise da ocasião e do receptor

Primeiramente, o ideal quando o assunto é a comunicação na gestão de processos é ser capaz de avaliar o comportamento das pessoas e as características do ambiente. Dessa forma, você entenderá o tipo de diálogo e as particularidades do receptor, a fim de se certificar que a mensagem chegue corretamente.

2 | Tome decisões rápidas

Quem opta por monitorar a forma de interação dos colaboradores com o público interno e externo deve realizar um acompanhamento periódico para identificar e corrigir falhas na comunicação. Assim, se evita prejuízos ou problemas maiores que podem se tornar grandes agravantes da comunicação na gestão de processos.

3 | Aposte em feedbacks

Toda gestão de processos que envolve a comunicação precisa estar pronta para receber feedbacks estruturados e, principalmente, usá-los a seu favor. Isso porque eles são uma forma direta de comunicação e precisam ser considerados para a melhoria de toda a empresa.

4 | Atente-se ao uso correto da língua portuguesa

Diversos erros linguísticos vão muito além do estilo e podem prejudicar todo o processo ou objetivo. E quando falamos em usar a língua de modo correto, isso não se relaciona apenas ao emprego do português formal. Afinal, expressar-se de modo simples e direto ainda é a forma mais eficaz de ser compreendido.

Por isso, pense sobre como o conteúdo será percebido por quem irá recebê-lo, evite palavras complicadas ou difíceis e, principalmente, seja direto e objetivo!

5 | Defina quem irá receber as informações

Por último, lembre-se que nem todos os envolvidos em uma tarefa ou projeto precisam saber de cada detalhe ou informação que se relaciona a ela. Logo, priorize a comunicação na gestão de processos a partir do envio personalizado de informações.

Conclusão

Após compreender melhor tudo que envolve a comunicação na gestão de processos, é possível concluir que o sucesso das atividades e objetivos de uma organização perpassam por ela. Logo, não se esqueça de pensar na comunicabilidade interna e externa como uma vantagem competitiva para o seu negócio.

Desse modo, sua empresa terá mais chance de destaque e poderá, por exemplo, se tornar referência em determinado segmento, uma vez que conseguirá ter maior controle sobre os processos gerenciais que envolvem os produtos e serviços, do planejamento ao pós-venda.