O evento corporativo é um tipo de evento com o propósito de promover a interação e o relacionamento entre os participantes, podendo ser destinado tanto para o público interno quanto para o público externo, ou seja, colaboradores e clientes.
No entanto, antes de falar sobre ele, é importante explicar um pouco sobre a necessidade de construir um bom clima organizacional dentro da empresa, algo que os eventos corporativos ajudam a promover.
O clima organizacional é a maneira como as pessoas percebem a empresa e seus processos, bem como as políticas e práticas dentro dela. Ele precisa ser equilibrado para que a corporação possa reter seus talentos e reduzir o absenteísmo.
Por essa razão, é algo relacionado ao bem-estar, à motivação e à produtividade dos funcionários. O RH precisa de lideranças que saibam manter um ambiente de trabalho positivo, seguro e agradável para os profissionais.
Somente assim o gestor consegue manter o alinhamento do time, aumentar o engajamento dos profissionais, fomentar a inovação e desenvolver produtos e serviços compatíveis com as expectativas e as necessidades dos clientes.
Os eventos corporativos ajudam muito nesse sentido, por isso este artigo vai explicar seu conceito, mostrar como organizá-lo, falar um pouco sobre sua importância e abordar os tipos de eventos corporativos.
O que é evento corporativo?
O evento corporativo é um tipo de evento que reúne as pessoas em um espaço físico com um objetivo. É todo e qualquer acontecimento previamente planejado, organizado e coordenado para impactar pessoas em um mesmo espaço físico e temporal.
O processo envolve informações, medidas e projetos de uma ideia, produto ou ação, sendo um meio eficaz de atingir um propósito.
Até mesmo uma clínica especializada em tratamento de alcoolismo pode organizar um evento empresarial para seus profissionais, com a finalidade de:
- Reunir os colaboradores;
- Aproximar as pessoas;
- Solucionar problemas;
- Abordar questões específicas.
Eles também são usados para transmitir palestras e até mesmo para promover ou lançar um produto ou serviço.
Trata-se de algo mais formal e que exige antecipação para a organização, além de um planejamento específico sobre os temas que serão abordados, principalmente no caso de palestras e workshops.
Como organizar um evento corporativo?
Para organizar um evento corporativo, existem alguns passos importantes que precisam ser trabalhados pela empresa. São eles:
1. Escolher um tema
O tema é o carro-chefe do evento, afinal, é necessário saber o que será compartilhado para convidar os participantes. Para escolher o tema, recomenda-se fazer uma pesquisa sobre assuntos atuais ou algo que seja de conhecimento prévio.
O conteúdo central é usado para se aprofundar em certas vertentes e quem produz precisa considerar os interesses pessoais, comerciais, institucionais e profissionais do público-alvo.
2. Definir o público
Questões de segurança, como contratar uma companhia especializada em portaria virtual empresarial para garantir a tranquilidade do evento, são fundamentais, mas antes disso, é necessário definir o público-alvo do evento.
Conhecer o público vai servir como base para construir a proposta, além das estratégias de marketing para fazer a divulgação. A empresa deve saber exatamente qual é o perfil do participante para escolher o tema.
Depois disso, é necessário verificar os temas e os assuntos abordados durante a programação para determinar quais profissionais e pesquisadores poderão se interessar.
A entidade deve conversar com palestrantes e expositores para conferir qual o perfil de público se interessa pelo que eles tratam.
3. Determinar a duração
A duração do evento depende da amplitude do tema e do formato escolhido, mas é necessário considerar quantos dias da semana o evento vai durar, e se for feito em mais de um turno, se existem opções de alimentação próximas.
Outra coisa muito importante são as opções de deslocamento, pois as pessoas precisam ter facilidade para chegar até o local.
Os seminários e congressos podem durar entre 4 horas e 8 horas por dia, considerando a quantidade de apresentações planejadas.
Com base nisso, a companhia vai definir se precisa de um espaço com fechamento lateral com telha, pois eventos muito longos precisam de ambientes confortáveis.
4. Levantar o orçamento
O orçamento é indispensável para planejar um evento corporativo, e com base nas definições de objetivos e do público-alvo, fica mais fácil orçar o local e os fornecedores.
O orçamento pode ser feito de acordo com o valor que a organização pretende investir e aquilo que espera receber. Porém, para passar por esse processo com mais eficiência, quem produz deve estar atento a alguns números.
Os organizadores vão conseguir evitar gastos desnecessários e até possíveis problemas com o pagamento de algum serviço prestado.
5. Escolher o local
Nem todas as empresas possuem espaço necessário para suportar a estrutura que o evento precisa, e nestes casos, a melhor opção é alugar um espaço compatível.
Também pode ser necessário contratar empresas terceirizadas de portaria, caso o espaço não ofereça esse serviço por conta própria.
Por isso, é crucial levar em consideração a quantidade de convidados, a infraestrutura do local, a localização do espaço, questões de acessibilidade e tamanho dos ambientes.
Importância dos eventos corporativos
Os eventos corporativos são importantes porque ajudam a melhorar a comunicação interna, fazendo com que a mesma mensagem chegue para todos os colaboradores de maneira eficiente.
Todos os cargos podem ser envolvidos em um único acontecimento, permitindo que a corporação transmita informações importantes que são fundamentais para o desenvolvimento e a evolução do negócio em seu mercado.
Para os colaboradores, a maior vantagem é a possibilidade de obter networking, ou seja, podem construir relacionamentos e fazer contato com parceiros, investidores, empresas terceirizadas e outros profissionais.
Eles também são muito importantes para o posicionamento da marca no mercado, o que valoriza ainda mais seu brand awareness.
Mesmo que ele seja pequeno e aconteça em uma sala compartilhada, ainda assim consegue fortalecer o posicionamento do negócio, fazendo com que a marca se torne mais conhecida.
Tipos de eventos corporativos
As corporações podem organizar diferentes tipos de eventos corporativos, levando em conta seus objetivos e as características do público, e entre os mais comuns estão:
- Palestras;
- Conferências;
- Congressos;
- Feiras;
- Confraternização;
- Treinamentos.
As palestras são interessantes porque levantam questões e temas relevantes para o público, levando informação e impactos positivos para a plateia.
As conferências, por sua vez, são feitas por companhias que têm autoridade em um tema e costumam reunir uma quantidade expressiva de pessoas. Também contam com um presidente que conduz a apresentação e é mais formal do que as palestras.
Os congressos costumam se limitar a grupos associativos, como profissionais e acadêmicos. É possível organizar congressos para todos os profissionais, inclusive um que trabalha como chaveiro 24 horas, entre muitas outras profissões.
As feiras de negócios são oportunidades para apresentar os produtos e serviços para um público maior, e costumam reunir membros de um mesmo mercado para discutir temas relevantes.
Esses eventos contam com workshops e apresentações que estimulam o networking, podendo contar com a presença da mídia e de influenciadores.
Quanto às confraternizações, são um tipo de evento voltado para o convívio e a socialização amigável entre os participantes que vão compartilhar os mesmos sentimentos e opiniões.
O objetivo é mostrar a importância de cada membro da empresa, por meio de palestras com temas leves, shows musicais, teatros, entre outras opções.
Dessa forma, um estabelecimento que possui serviços de dog sitter também pode promover os treinamentos corporativos, que hoje se mostram como um dos eventos mais importantes dentro de qualquer corporação.
Investir no desenvolvimento dos profissionais é fundamental para atualizá-los e aprimorar suas habilidades no mercado de atuação.
É algo essencial para contar com colaboradores preparados para as demandas do dia a dia, desenvolvendo habilidades que vão aumentar seu foco, concentração e produtividade.
Qualquer empresa que queira ter bons resultados, precisa investir no treinamento dos funcionários, e esse processo pode se tornar muito mais agradável ao disponibilizar um coffee break para os participantes.
Além de treinar e ensinar para seus colaboradores todas as habilidades que eles precisam para o dia a dia, uma clínica com fisioterapeuta perto de mim ainda vai tornar o momento mais prazeroso para todos.
Os profissionais também se sentem mais valorizados pela corporação, o que aumenta a motivação no dia a dia de trabalho e ainda ajuda a reter talentos.
Considerações finais
O evento corporativo é um investimento, afinal, ajuda a promover a empresa e ainda aumenta a satisfação de clientes e colaboradores.
Para alcançar o objetivo, é muito importante saber organizar os eventos, por meio de um planejamento e todas as etapas que o envolvem.
Independentemente do tipo escolhido pela companhia, é uma forma de melhorar o cotidiano dos funcionários e os resultados no futuro.
Quando os colaboradores são estimulados por meio dos eventos, conseguem produzir mais e melhor, o que se reflete na satisfação dos clientes.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
